Zoeken? Druk op toets Crtl+F en type jouw woord in.
 
Lees  eerst deze vraagbaak.
Vragen en antwoorden op de meest voorkomende vragen aan het secretariaat van Rusland Kinderhulp. Kom je jouw vraag hier niet tegen dan kun je een e-mail sturen naar info@ruslandkinderhulp.nl.  Voor op- en aanmerkingen houden wij ons aanbevolen. Voor eenvoudige vragen kun je terecht bij de CVK van een (of jouw) werkgroep.
N.B. Deze vraagbaak kan informatie bevatten die gedateerd is, alle informatie is vrijblijvend.
 
INDEX A
 

ALGEMEEN

De Stichting Rusland Kinderhulp werkt volgens haar statuten. De organisatie in Nederland heeft in meer dan vijftig plaatsen contactpersonen: CVK’s (Contactpersoon Vakantie Kinderen). Zij werken geheel belangeloos. Aan afspraken die zij met jou  maken kunnen pas rechten worden ontleend vanaf het moment dat de SRK deze schriftelijk heeft bevestigd. De informatie in deze “vraagbaak” is alleen bedoeld om je op de hoogte te stellen van een aantal algemene zaken. Je kunt aan de inhoud van deze vraagbaak geen rechten ontlenen.
 
ONDERSTEUNING VAN ARMEN, ZIEKEN EN HULPBEHOEVENDEN                                                                              
Velen maken zich zorgen over het lot van de mensen in Wit-Rusland. Ze vragen ondersteuning aan de SRK als ze besluiten  hulp te bieden. Het grote aantal initiatieven maakt het voor de Stichting nodig om een bepaald beleid te voeren en structuur aan te brengen in de ondersteuning. 
De SRK gaat er vanuit dat alle mensen uniek zijn en dezelfde rechten hebben, waar ook ter wereld. Vanuit deze visie zou de SRK graag een positief antwoord willen geven op alle verzoeken om ondersteuning. De financiële middelen (bronnen) zijn echter beperkt. Vandaar dat individuele of door werkgroepen ontwikkelde humanitaire activiteiten in principe door de aanvragers zelf bekostigd dienen te worden. Bij het verlenen van (aanvullende) ondersteuning zal het SRK-bestuur steeds een afweging moeten maken op basis van een evenwichtige inzet van onze middelen en mogelijkheden.
 

ALGEMENE HYGIENISCHE MAATREGELENIN BELARUS i.v.m. besmetting

In Wit-Rusland gelden dezelfde regels als in Nederland.

  • Let op de algemene hygiëne.
  • Drink geen water uit de kraan.
  • Handen wassen na toiletbezoek, voor het klaarmaken van een maaltijd en voor het eten. enz.
  • Besteed de nodige aandacht aan het bereiden van maaltijden en het bewaren van etenswaren. 

 

ADRESSEN

De SRK houdt een inmiddels uitgebreid adressenbestand bij. Alle adressen worden beheerd volgens wettelijke regels en gedeponeerd bij de registratiekamer Wet Persoonsregistratie, onder nummer P-0017999 (dec. 1997). De adressen die wij beheren kunnen daarom niet aan een ieder en op elk gewenst moment worden verstrekt. De persoonsregistratie is gebonden aan regels van privacy, zoals de SRK die heeft opgesteld binnen het kader van de huidige wetgeving. Wanneer je hierover vragen hebt kun je die schriftelijk aan het bestuur stellen.
 
GROEPEN GASTKINDEREN TIJDENS HET SCHOOLJAAR.
Een groep kinderen wordt door het SRK bestuur uitgenodigd, verantwoordelijkheid van het verblijf en de reizen alsmede verzekering ligt dan ook bij het landelijk bestuur. De aangestelde CVK overlegt met het SRK secretariaat waar de paspoorten van de verblijvende kinderen worden bewaard. De meldingsplicht bij de vreemdelingendienst is komen te vervallen per 01-01-2014.
 
De werkgroep dient voor de adreslijst van de Nederlandse gastgezinnen te zorgen. Vanwege de juridische aansprakelijkheid van Help People in Minsk voor de groep gastkinderen dient zij binnen twee dagen na aankomst van de gastkinderen de adreslijst uit Nederland te ontvangen en te verstrekken aan het Ministerie  van Onderwijs in Minsk.
De adressen dienen als volgt op de lijst te worden gezet:
 
Naam Nederlandse familie  | Naam kind in het Russisch en in Nederland  Adres Nederlandse familie  | Adres kind in het Russisch NL- PC + Woonplaats Ned. familie   | Plaats kind in het Russisch, Holland |Belarus
0031 – 528 341104                   |       00 375 -….. – ……
 
Omdat de lijsten per fax. naar Minsk worden verzonden moet men gebruik maken van een duidelijk zwartschrijvende pen.
De lijsten worden gebruikt door het SRK-secretariaat. Van de op rechterzijde (in het Russisch) geschreven adressen maken wij kopieën om ze o.a. later te kunnen gebruiken voor pakketten, vakantie-uitnodigingen, etc. Alle gastouders en alle kinderen krijgen de lijst uitgereikt. De bedoeling is dat de kinderen en de Wit-Russische begeleiders elkaar op een vlotte manier kunnen bereiken. In de aanbevelingen van het Ministerie van Justitie (NL) betreffende een nieuwe certificeringsregeling voor organisaties die actief zijn in het kader van buitenlandse vakantiekinderen, is opgenomen dat vakantiekinderen een vertrouwenspersoon moeten kunnen bereiken. In de adreslijsten staan  t.b.v. de kinderen die via de SRK zijn uitgenodigd, de telefoonnummers van de eigen Wit-Russische begeleiders, die fungeren als vertrouwenspersoon.
 

ADOPTIE EN HET ALTERNATIEF: FINANCIELE ADOPTIE

Adoptie
Er worden veel vragen gesteld over het adoptievraagstuk. De SRK heeft veel informatie verzameld om adviezen te kunnen geven. De algemene stelregel is dat de SRK niet meewerkt aan adoptie in welke vorm dan ook.
 
Wij noemen hiervoor een aantal redenen:

  • Voor internationale adoptie is het zgn. Verdrag van Den Haag van kracht. Wit-Rusland is sedert september 2001 wel lid  van deze Haagse Conferentie maar het verdrag is nog niet geratificeerd door de Wit-Russische regering.
  • Zeer recent heeft de Wit-Russische regeringsleider zich bijzonder negatief en terughoudend uitgelaten over buitenlandse adoptie.
  • Gezien deze omstandigheden kunnen goed bedoelde initiatieven snel leiden tot onduidelijke en onzekere juridische situaties die voor het kind en de gastouders een grote teleurstelling kunnen opleveren.
  • De SRK en Help People wensen ook in Wit-Rusland niet in een positie terecht te komen die een extra en verscherpt toezicht opleveren. Buitenlandse pogingen tot adoptie worden in Belarus al snel als potentiële mensenhandel gezien.
  • De SRK zet zich in voor hulp en ondersteuning aan kinderen in Wit-Rusland en probeert hun omstandigheden ter plaatse zoveel mogelijk te verbeteren.

Het alternatief: financiële adoptie

De SRK zet zich in voor een betere maatschappij in Wit-Rusland en ontwikkelt daarvoor de voorwaarden om zoveel mogelijk kinderen humanitaire hulp te kunnen bieden. De SRK koos voor een aantal activiteiten.

  1. Projecten op het gebied van landbouw, het stimuleren van scholen om (kleinschalige) commerciële activiteiten op te zetten, privé initiatieven in de ruimste zin van het woord en de oprichting van “de timmerfabriek” in de regio Brest.
  2. Er zijn enkele honderdduizend “weeskinderen” in Wit-Rusland. De SRK acht het een goede zaak om hun toekomstmogelijkheden te ontwikkelen door het stimuleren van goed onderwijs. Financiële adoptie is een ander middel om kinderen hulp te bieden. Via formulieren op deze website kun je je hiervoor schriftelijk opgeven.

In Wit-Rusland spreekt men van “weeskinderen”. Het zijn vaak kinderen van ouders die uit de ouderlijke macht zijn gezet. Dat het hier om zulke grote aantallen gaat is onder andere een gevolg van het desastreuze misbruik van alcohol. De ouders zien geen kans meer zich te redden. Dit alles speelt zich ook nog eens af onder de zeer slechte economische omstandigheden waarin het land verkeert. De projecten van Rusland Kinderhulp zijn er o.a. op gericht om kleinschalige sociaaleconomische projecten in regionaal verband te stimuleren. De plaatselijke school met een kleine zelfstandige “farmer” is vaak het beginpunt van iets moois.
 

AUTO MEE NAAR BELARUS

Indien je een auto meeneemt die niet op jouw naam staat, is het wenselijk een verklaring van de eigenaar mee te nemen. Vanzelfsprekend in de Engelse en Russische taal. Het liefst voorzien van een bedrijfsstempel. Je dient ook zorg te dragen voor het afsluiten van een goede verzekering. Zie hiervoor Mulderij Verzekeringen bij de links elders op deze site. www.mulderij.nl
 
INDEX B
 

BAGAGE

Hoeveel bagage kan en mag er mee naar Belarus?

  1. De “vakantiekinderen” en de Nederlandse bezoekers die een bezoek aan Wit-Rusland brengen mogen max. één big bag per persoon meenemen. De eigen tas van jouw gastkind kan hierin worden gevouwen. In de kleine rugtas kan het eten en drinken voor onderweg worden gedaan. MEER BAGAGE WORDT VANAF NU GEWEIGERD. Door meer bagage wordt de bus overbelast met alle daarbij behorende risico’s. Bovendien gaan steeds meer mensen de bagage vacuüm trekken. Dit is niet toegestaan i.v.m. het overschrijden van het gewicht: max. 25 kg voor een big bag. Ook bij een half lege bus mag er NIETS extra’s mee omdat er invoerbelasting moet worden betaald over elke extra kilo. Er kan per persoon gecontroleerd worden op de weegschaal met de bagage in de hand(!). Indien er zo wordt gecontroleerd dan mag je hopen dat iedereen zich heeft gehouden aan de voorschriften. De procedures aan de grens gaan tergend langzaam vooral als je ook nog eens moet wachten op medepassagiers die zich niet aan de voorschriften hebben gehouden.
  2. Voor de groepen kinderen die twee maanden in één plaats in Nederland verblijven mogen ook één big bag per kind/persoon mee worden genomen.    
  3. Geadresseerde bagage van of naar Belarus mag niet vervoerd worden via de bus. (Zie ook: Index H – humanitaire hulpgoederen).  
  4. Zie ook douanevoorschriften op: Index B – Bezoek aan Belarus of  www.witrusland.com.

N.B. (Werk)groepen en personen die zonder overleg hulpgoederen meenemen in de bus, nemen voor zichzelf, maar ook voor ons, onnodig grote risico’s. In principe mogen de chauffeurs in de bus alleen maar persoonlijke bagage toestaan.  

 

BELASTINGEN EN FISCALITEITEN

Financieel werkt de SRK landelijk als één organisatie. Dit houdt in dat ook de financiën van de werkgroepen onder de verantwoordelijkheid en controle van het SRK-bestuur valt.
 
Fiscaal nummer: 8129.95.582

Belasting:
De SRK stichting beschikt sinds 5 december 1995 over een goedkeurende verklaring als bedoeld in art. 24 lid 5 van de Successiewet 1956. Als zodanig zijn giften aftrekbaar mits voldaan wordt aan de daarvoor bekende wetgeving. Dossiernummer: 12842 Afdeling: art 24 Kantoor ‘s-Hertogenbosch.

ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling)
Vanaf 01-01-2008 is de SRK ANBI geregistreerd. Zie ‘Over ons/Financieel’ voor de verklaring van de belastingdienst. Voor ANBI’s geldt dat giften aan deze instelling aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Ook kunnen ANBI’s in aanmerking komen voor een vrijstelling van de heffing van het recht van schenking en het recht van successie.   
 
Onkosten die mensen maken voor de SRK, indien zij afzien van declaratie van de onkosten, zijn aftrekbaar. De (niet gedeclareerde) kosten voor de opvang van kinderen uit Wit-Rusland zijn voor de gastouders dus als gift aftrekbaar. Hoewel de belastinginspecteurs een eigen bevoegdheid hebben bij de beoordeling van belastingaangiften, is het voor de  SRK van groot belang dat het Gerechtshof te Leeuwarden, in een zaak die daar diende op 11 maart  1998, (bekend onder nr. 409/97) deze zienswijze heeft bevestigd. Je dient dit overigens in je aangifte te vermelden in de specificatie van de aftrekbare giften. Als omschrijving gebruik je enkel “St. Rusland Kinderhulp” waarna je het totaalbedrag vermeld.
   

Aan welke bedragen moet je denken?

De SRK adviseert om voor reiskosten een bedrag van € 0,18 per km aan te houden of de kosten van openbaar vervoer.  De kilometervergoeding adviseert de SRK ook om aan te houden bij een vergoeding van reiskosten voor leden van de werkgroepen. Voor de (fictieve) kosten van een verblijf mocht in 2001 rekening gehouden worden met een bedrag van € 5,05 per dag; in 2002 was dat : € 11,80; in 2003 € 12,15; in 2004 € 12,50; in 2005 € 12,70 en in 2006 € 12,90.

 
Giftenaftrek opvang gasten van Stichting Rusland Kinderhulp jaar 2016:
 
Omschrijving:        Vaste aftrek, geen leeftijdsverschillen meer!
       
Ontbijt 3,25                                                                 
       
Lunch 3,25    
       
Warme maaltijd 3,25    
       
Inwoning 5,45    
       
Totaal 2016 15,20
   
 
Giftenaftrek opvang gasten van Stichting Rusland Kinderhulp jaar 2015:
 
Omschrijving:        Vaste aftrek, geen leeftijdsverschillen meer!
       
Ontbijt 3,20                                                                 
       
Lunch 3,20    
       
Warme maaltijd 3,20    
       
Inwoning 5,40    
       
Totaal 2015 15,00    
       

 

Giftenaftrek opvang gasten van Stichting Rusland Kinderhulp jaar 2014:
           
Omschrijving: Basisaftrek: tot 12 jaar: 12-17 jaar: boven 18 jaar:
           
Ontbijt   1,59 2,07 2,39 2,86
           
Lunch   2,40 3,12 3,60 4,32
           
Warme maaltijd 4,45 5,79 6,68 8,01
           
Inwoning   7,95 10,34 11,93 14,31
           
Totaal 2014 16,39 21,31 24,59 29,50
         

 

Giftenaftrek opvang gasten van Stichting Rusland Kinderhulp jaar 2013:
             
Omschrijving: Basisaftrek: tot 12 jaar: 12-17 jaar: boven 18 jaar:
             
Ontbijt   1,59 2,07 2,39 2,86  
             
Lunch   2,30 2,99 3,45 4,14  
             
Warme maaltijd 4,45 5,79 6,68 8,01  
             
Inwoning   7,75 10,08 11,63 13,95  
             
Totaal 2013 16,09 20,92 24,14 28,96  
           

 

Giftenaftrek opvang gasten van Stichting Rusland Kinderhulp jaar 2012:
             
Omschrijving: Basisaftrek: tot 12 jaar: 12-17 jaar: boven 18 jaar:
             
Ontbijt   1,59 2,07 2,39 2,86  
             
Lunch   2,25 2,93 3,38 4,05  
             
Warme maaltijd 4,30 5,59 6,45 7,74  
             
Inwoning   7,60 9,88 11,40 13,68  
             
Totaal 2012 15,74 20,46 23,61 28,33  
           

 
Giftenaftrek opvang gasten van Stichting Rusland Kinderhulp jaar 2011:

Omschrijving: Basisaftrek: tot 12 jaar: 12-17 jaar: boven 18 jaar:
           
Ontbijt   1,59 1,59 2,39 2,86
           
Lunch   2,20 2,20 3,30 3,96
           
Warme maaltijd 4,25 4,25 6,38 7,65
           
Inwoning   7,50 7,25 11,25 13,50
           
Totaal 2011 15,54 15,29 23,31 27,97

 

Voorbeeldberekening:
Stel je hebt 1 kind gehad van 10 jaar oud van 16-12 tot 10-02
aftrek 2013          15  dagen x 20,92 = € 313,-
aftrek 2014          41  dagen x 21,31 = € 873,-

Stel je hebt 1 kind gehad van 12 jaar oud van 16-12 tot 10-02
aftrek 2013          15  dagen x 24,14 = € 362,-
aftrek 2014          41  dagen x 24,59 = € 1.008,-
 

De kolom “basisaftrek” fungeert als hulpmiddel voor de berekeningen in de leeftijdskolommen. Je kunt dus uitgaan van de leeftijdskolom voor de aftrek. 

Voor toelichting op de berekening: Harry Huisjes (Alfa Accountants Hoogeveen) – hhuisjes@alfa.nl.

Deze kosten kunt je bij jouw IB als gift opvoeren.

Als totaal gift op de daarvoor bestemde plaats. Wens je later een schriftelijke verklaring van e.e.a. kunt deze schriftelijk bij het bestuur aanvragen. Ook kunnen in principe alle verdere kosten die gemaakt worden, om het verblijf van het kind mogelijk te maken, als gift worden aangemerkt. Je dient dit overigens zelf in jouw aangifte te vermelden en te motiveren waarbij de inspecteur zijn eigen beoordeling zal maken.

In een brief aan alle werkgroepen is uitgebreid aandacht besteed aan deze problematiek. 
In principe kun je alle verdere kosten die gemaakt worden om het verblijf van een gastkind mogelijk te maken, als gift aanmerken. Je dient dit overigens zelf in je aangifte te vermelden en te motiveren waarbij de inspecteur zijn eigen beoordeling zal maken.
 
De Stichting Rusland Kinderhulp heeft echter geen mogelijkheden om privé families te ondersteunen bij hun belastingproblemen. Hiervoor kan men tegen betaling terecht bij Alfa Accountants te Hoogeveen. Je dient dan te vragen naar de heer Harry Huisjes.
 
Je kunt als werkgroep eventueel alle gastouders een verklaring verstrekken waarin je aangeeft dat het betreffende gezin  (een) gastkind(eren) heeft opgevangen en in welke periode dat heeft plaatsgevonden. Deze verklaring is soms nodig voor de belastingdienst, die in  sommige gevallen om bewijsmateriaal vraagt.
  
Begeleiders (meerderjarig) uit Wit-Rusland die op verzoek van de SRK en in overleg met jou een groep gastkinderen naar  Nederland begeleiden zijn vrijgesteld van VISUMKOSTEN, die worden voor rekening genomen door de SRK. De overige (reis)kosten dienen wel door de uitnodigende partij/werkgroep te worden voldaan.
 

BEZOEK AAN BELARUS / WIT-RUSLAND

Wat heb je nodig: 

  • geldige uitnodiging, via de SRK-procedure;
  • geldig Ned. paspoort;  tip : maak een kopie van je paspoort, bij verlies heeft dit grote voordelen! 
  • een visum voor Belarus  

Voor een geldig Nederlands paspoort dient je zelf zorg te dragen. Een paspoort moet je in bezit hebben voordat je een visum kunt aanvragen want voor de aanvraag heb je het paspoortnummer en de geldigheidsduur van je pas nodig. Een aanvraagformulier voor een visum (visa application form.) kun je downloaden van deze site. De formulieren moeten volledig ingevuld worden en voorzien zijn van een pasfoto en minimaal een maand voor het vertrek worden ingediend. Dat kan bij de ambassade van Wit-Rusland, maar ook via de SRK. De laatste procedure bevelen wij jou aan, met name wanneer je gebruik wilt maken van de faciliteiten van de SRK voor een uitnodiging en het vervoer. De SRK kan zorgen voor een geldige uitnodiging. Deze procedure bevelen wij met nadruk aan. Een aanvraagformulier staat op deze website (zie “gastouders > download formulieren”)
 
Privé-personen uit Wit-Rusland kunnen jou ook uitnodigen. Reken er dan wel op dat een dergelijke aanvraag soms maanden onderweg is. Ook is het voor de persoon in kwestie niet eenvoudig om die uitnodiging te regelen omdat de autoriteiten zeer verschillend op een verzoek om medewerking reageren. Ook de kosten voor degene die in Wit-Rusland een uitnodiging voor jou regelt zijn zeer verschillend en vaak erg hoog.
 
Omdat de uitnodigingsprocedure onderdeel is van het pakket faciliteiten van de SRK, kunnen privé uitgenodigde personen niet meereizen met de SRK bus. Voor adviezen en hulp bij problemen in Belarus kunnen wij je niet van dienst zijn. Binnen het SRK-bestuur is de regel afgesproken dat wij geen individuele personen of groepen de helpende hand (meer)bieden die stranden of hulp nodig hebben.
 
Met de opbrengsten van de visa-procedures en alle andere diensten betalen wij de o.a. salarissen van de medewerkers in Wit-Rusland. Ook de onkosten van onze contactpersonen daar worden op deze manier bijeen gesprokkeld.  (In Nederland werken overigens alle mensen belangeloos voor de SRK).
Zie ook de uitgebreide instructies in de jaarlijkse uitgave van Stichting Rusland Kinderhulp.
 

BOUWEN EN VERBOUWEN VAN SCHOLEN/INTERNATEN

Wij adviseren om eerst goed onderzoek te doen en zorg te dragen voor een goede voorbereiding.

  1. Zoek uit of het pand geen onderdeel is van een vijfjarenplan en dat het dorp een zgn. AGRI-dorp wordt binnen vijf jaar. In het laatste geval wordt alles afgebroken en miljoenen geïnvesteerd in nieuwe gebouwen.
  2. Welke investeringen gaat de provincie verrichten aan de panden? Wat is het budget voor onderhoud? Jaarlijks of vijfjaarlijks? Geldt die termijn ook voor de andere regio-scholen?  Idem wat het budget betreft? Waarom?
  3. Hoe krijgen we het voor elkaar dat de Oblast-overheid mee betaalt? Onderdeel van de aanpak is het uitnodigen van deze overheid en de uitleg van de plannen in hun aanwezigheid.

 
 (N.B. Vaak wordt de onderhoudstoestand van het dak vergeten en/of is er weinig tegen het optrekkende vocht gedaan).
 
Er zijn verschillende werkgroepen die met een diverse aanpak goede resultaten hebben geboekt.

  1. Zelfbouw 100% door Nederlandse vaklieden.
  2. Bouwuitvoering door een Wit-Russische aannemer.
  3. Prefab-bouw, gereed gemaakt in Nederland.
  4. Combinatie NL-BY werkers.

 

BUSREIZEN

Er worden veel vragen gesteld over het reizen met de bus van de SRK. Duidelijk mag zijn dat tijdens de reis de  hoogste veiligheid na wordt gestreefd. Zoals iedereen misschien weet wordt er uiterst voorzichtig gereden. De technische kwaliteit wordt gewaarborgd door het onderhoud in Nederland te laten uitvoeren conform de Nederlands kwaliteitsnorm.
 
Wat minder bekend is dat de bus alleen WA verzekerd is. Dit houdt in dat er bij een éénzijdig ongeluk of anderszins een ongeluk waarbij de schuldvraag bij de busonderneming terecht komt, de kosten niet verhaalbaar zijn op welke verzekering  dan ook. Dit geldt overigens voor alle bussen die in Europa rijden. 
 
INDEX C

 

KWALITEITSREGELS KINDERHULP ORGANISATIES

Hier volgt in het kort de procedure om een gastouder bij SRK te worden in het kort. Een en ander is vastgelegd met het gastgezin in een contract.

Benodigde documentatie: 

Bij genodigde  
Opvang minderjarig kind Opvang volwassene (17+)
– VOG* Garantverklaring
Referentieformulier   – Loonstrookjes (van de laatste 3 maanden)
– Aanmeldingsbevestiging (ondertekend) – Aanmeldingsbevestiging (ondertekend)
– Intakeformulier – Intakeformulier
– (her)bezoekformulier – (her)bezoekformulier

Van de VOG en de garantverklaring hebben we het origineel nodig. Van het referentieformulier, de aanmeldingsbevestiging en de loonstrookjes mag een kopie worden aangeleverd (ingescand of via de post en duidelijk leesbaar).

In opdracht van het Ministerie van Justitie ontwikkelde het adviesbureai Deloitte en Touche voor organisaties die (vakantie)kinderen uitnodigen naar Nederland richtlijnen waaraan kinderhulp organisaties zouden moeten voldoen om voldoende veiligheid te kunnen bieden bij het uitnodigen en onderbrengen van kinderen in Nederlandse gastgezinnen. SRK was betrokken bij de voorbereiding en voldoet aan die richtlijnen. Die richtlijnen zijn norm geworden en de controle daarvan ligt in handen van Ministerie van Justitie en het uitvoerend orgaan is de vereniging NOV met het project  “In Veilige Handen”.

CVK

De Contactpersoon Vakantie Kinderen (CVK) is iemand die de coördinatie (eventueel samen met assistenten) binnen een gebied of een SRK-werkgroep vorm geeft. Een CVK heeft verder de communicatie met het SRK-secretariaat en Bestuur als taak.  Een CVK wordt aangesteld door de plaatselijk (werk)groep of het SRK-bestuur en werkt mee, volgens de interne regels van de SRK, aan een screeningsprocedure van de gastgezinnen. De CVK verzorgt huisbezoek(en) en rapporteert aan het SRK- Bestuur. Bij de opgave van vakantiekinderen zorgt de CVK voor de coördinatie van de diverse aanvragen omtrent een VOG  en de communicatie met het SRK-secretariaat.
 
De CVK is dus het lokale aanspreekpunt van de SRK. Hij/zij organiseert de gezamenlijke aanvraag van de VOG’s in jouw gemeente en is hiertoe officieel gemachtigd door het SRK-bestuur, adviseert omtrent de vorderingen en beantwoordt vragen over de opvang van vakantiekinderen. Hij/zij is goed op de hoogte van de procedures binnen de SRK, onderschrijft de statuten en heeft zelf een VOG ingeleverd alsmede een lijst met referentie-adressen.
 

*Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat jouw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor de opvang van kinderen. SRK vraagt van ieder persoon in een gastgezin van 18 jaar en ouder een verklaring omtrent het gedrag bij de opvang van kinderen. Tevens bij een uitwonend meerderjarig kind die, op het moment dat het kind er is, thuis logeert. Dat hoeft uiteraard niet ter gelegenheid van ieder bezoek opnieuw. SRK hanteert de stelregel dat een VOG 3 jaar geldig blijft, mits men jaarlijks kinderen blijft uitnodigen. Bij een onderbreking van 3 jaar of langer, zal er een nieuwe VOG aangevraagd moeten worden. Is de VOG bij een andere organisatie aangevraagd, dan blijft deze 1 jaar geldig. Mits men jaarlijks kinderen blijft uitnodigen. Bij nieuwe gezinsleden en kinderen die inmiddels 18 jaar zijn geworden moet ook een nieuwe VOG worden aangevraagd. 
 
Elke vrijwilliger die met minderjarigen werkt, kan zijn VOG vergoed krijgen. Vanaf 1 januari 2015 is het mogelijk om een VOG verklaring digitaal aan te vragen, zonder betaling. Hierdoor zijn achteraf geen declaraties meer mogelijk en nodig. 
 

Aanvragen van een VOG

De link voor het aanvragen van een VOG wordt aangevraagd door de CVK van een SRK-werkgroep (Contactpersoon Vakantie Kinderen). Bij het aanvragen van vakantiekinderen door gastouders, niet behorende bij een SRK-werkgroep, kan een gastgezin terecht bij het SRK-secretariaat. Let op! Origineel per post naar J.B. Slotstraat 7, NL-7913 ZZ Hollandscheveld.

Een VOG is één van de voorwaarden om gastkinderen te mogen ontvangen. De plaatselijk CVK is gemachtigd om een aanvraagformulier namens SRK mede te ondertekenen.
 
Moeten de mensen die de kinderen op komen halen zich bij jullie legitimeren?
Wij kunnen vragen om een legitimatie. In de praktijk gebeurt dat weinig omdat alle mensen zich melden/inchecken bij het SRK-secretariaat.
Onze SRK dames hebben goede contacten met de gastouders en werkgroepen. Iedereen kent iedereen.
 
Het gebeurt toch regelmatig dat een kind wordt meegenomen door een ander? Dit wordt altijd gedaan in overleg met een CVK die dit heeft gemeld aan de dames van het SRK-secretariaat. 
 
INDEX D
 

DRAAIBOEK VAN DE SRK

De SRK heeft haar jarenlange ervaringen verwerkt in een draaiboek dat als model dient voor de opvang van groepen kinderen. Het draaiboek wordt op verzoek kosteloos ter hand gesteld aan een werkgroep die een groep kinderen wil uitnodigen. Het draaiboek wordt steeds aangevuld met nieuwe ervaringen, gewijzigde regelgeving en suggesties. Het is daarom van belang om de nieuwste uitgave in bezit te hebben en bij aankomst van een nieuwe groep kinderen na te gaan of er nog wijzigingen zijn aangebracht.
 
INDEX E
 

EXCURSIEREIS / BUSREIS

(Officiële aanduiding is nu Pendeldienst).
 
Het doel van deze reizen is om het voor gastouders mogelijk te maken “hun” gastkinderen en het gezin waaruit ze afkomstig zijn, in Wit-Rusland te bezoeken. Vanwege het gebruik van een Wit-Russische bus zijn er strenge regels verbonden aan de organisatie. Deze (beperkende) maatregelen zijn opgelegd door de Ministeries van Transport van de transitlanden: Polen, Duitsland en Nederland. De bus wordt niet verhuurd aan groepen mensen. De bus is bestemd voor de individuele Nederlandse deelname volgens het vastgestelde schema en prijzen. Deze prijzen zijn exclusief organisatiekosten, aanvragen, visa, administratie, etc. De bus rijdt vanaf Hollandscheveld naar Minsk en retour volgens schema. Voor opgave kun je het formulier uit de jaarlijks uitgave van Rusland Kinderhulp  gebruiken en naar ons toezenden of je kunt gebruik maken van de homepage van de SRK.  In het draaiboek voor de pendeldienst staan alle ins en outs. Het instructieboekje “draaiboek-pendeldienst” kun je bij SRK-secretariaat aanvragen indien je een werkgroep vertegenwoordigt of donateur bent.
 

Reizen in Wit-Rusland

 
Binnenlands vervoer per trein is goed te doen. Meestal is plaatsreservering nodig. De prijzen zijn erg verschillend  en afhankelijk van het type verbinding en het soort trein. Wanneer jij of anderen worden gebracht naar een opstappunt in Minsk of Brest, adviseert SRK je om de reiskosten te vergoeden van jouw Wit-Russische begeleider(s). De bedragen zijn voor ons te overzien maar voor je Wit-Russische gastgezin erg hoog. Voor een binnenlandse treinreis Brest-Minsk is een bedrag van tussen de 30 en 40 euro redelijk. Voor het internationale treinverkeer gelden veel hogere (westerse) tarieven. Vanwege het feit dat de internationale treinreizen georganiseerd worden door Rusland (Moskou) en Duitsland (Keulen),  kunnen alleen in Minsk kaartjes worden gereserveerd. Dit heeft te maken met het feit dat Wit-Rusland twee wagons per trein heeft die op het internationale Europese spoorwegennet rijden.
 
INDEX F
 

FINANCIELE ADOPTIE

Wanneer je een gezin in Wit-Rusland financieel wilt ondersteunen maar je kent daar niemand die je wilt helpen, dan kan de SRK je namen en adressen verschaffen van personen die beoordeeld zijn door Help People en die een ondersteuning hard nodig hebben. Je kunt terecht bij het SRK-secretariaat in Hollandscheveld en kunt zich melden via deze website.
 
Een bekend kind financieel adopteren? Indien je zelf wilt bepalen welk kind of gezin je financieel wilt adopteren dan is dat natuurlijk mogelijk, maar dan wel in overleg met de SRK. Immers voor de ontvangende gezinnen gelden ook bepaalde voorwaarden. Er moet controle en verantwoording mogelijk zijn. Wij moeten dus nagaan of we deze gezinnen daadwerkelijk kunnen bereiken.
 
Om welke bedragen gaat het?    
 
Om de zaak overzichtelijk en beheersbaar te houden gaat de SRK uit van standaardbedragen van € 44,- € 88,- of € 134,- per kwartaal! Dus vier maal per jaar. 10% van het bedrag hebben wij nodig om het programma uit te kunnen voeren. Wij betalen aan de gezinnen per kwartaal of per half jaar uit. Afhankelijk van hun wensen en de mogelijkheid voor ons hen te bereiken betalen wij de volgende bedragen uit:
 
A       € 39,60     of p/6 mnd           € 79,20

B       € 79,20                                       € 158,4

C       € 120.60                                     € 241,20
 
Problemen?
Het is mogelijk dat je te horen krijgt dat “jouw gezin” nog geen geld heeft ontvangen. Wanneer dat al lang geregeld had moeten zijn dan worden wij daarvan graag op de hoogte gebracht. Meestal is dit te wijten aan het feit dat het gezin nog geen contact heeft opgenomen met Help People nadat het wel een schriftelijke oproep heeft ontvangen.
Meer informatie: button werkgroepen > formulieren > financiële adoptie .
 

Financiën/penningmeester

 
Automatische machtiging
Een veel gestelde vraag luidt: “Wanneer worden de bedragen van mijn rekening afgeschreven?”
 
Hierbij een overzicht:
Voor de vakantiekinderen begin april.
Voor de donateurs zijn er vier mogelijkheden zoals staat aangegeven op de donateurskaart.
Per maand                begin van elke maandag
Per kwartaal             begin van elk kwartaal
Per half jaar              begin 6e maand en 12e maandag
Per jaar                      begin 6e maand
 
Degenen die ons niet in de gelegenheid stellen om donaties automatisch te incasseren, registreren wij niet als vaste donateurs. Dit doen wij om onze administratie zo beperkt en overzichtelijk mogelijk te houden. Dat betekent natuurlijk niet dat jouw giften niet welkom zijn.
Het kan voor jou een voordeel zijn dat je er niet steeds aan hoeft te denken de toegezegde donatie aan ons te moeten overmaken.
 
INDEX G
 

GELD SCHENKEN: GIFTEN AAN JOUW VRIENDEN

Een veel gestelde vraag.
“Hoe krijgen wij geld naar Wit-Rusland dat bestemd is voor een gezin of project?”
Verzending van geld per post is niet betrouwbaar. Zelfs niet toegestaan, dus strafbaar. In Wit-Rusland geldt verder de officiële regel dat giften en overschrijvingen altijd via de bank (en tegen hoge tarieven) dienen plaats te vinden. Wij hebben hierover met het Ministerie van Humanitaire Zaken in Minsk uitgebreid gesproken. Op grond van deze gesprekken zijn een aantal regels opgemaakt die je een redelijke zekerheid geven over deze transacties.
Belangrijk is het feit dat je alleen arme gezinnen financieel kunt ondersteunen. Over andere donaties (bijv. bestemd voor gezinnen boven een bepaald minimuminkomen) moet altijd inkomstenbelasting worden betaald door de ontvanger(!) In naam van de Wit-Russische fiscus vindt inning plaats door DE BANK.
 

Kosten

Voor alle handelingen die nodig zijn om het geld (VOORAF) vrij van belastingen te maken, hanteren wij verschillende tarieven. Indien werkgroepen (of andere  humanitaire groepen) aan HP/SRK  de vraag stellen om projecten uit te voeren in Belarus,  dan rekenen wij hiervoor een bepaald percentage van het door jou te besteden bedrag. 10% voor bedragen <2.500 euro,  5% voor projecten voor  >2.500 Euro. We hanteren hetzelfde tarief voor geldtransacties met vergelijkbare geldbedragen.
 
GELD MEENEMEN EN ‘PINNEN’ IN WIT-RUSLAND (MEI 2004)
Het is mogelijk tot een bedrag van 3.000 Euro mee te nemen zonder bij de grenspassage het applicatieformulier  te hoeven in te vullen. Boven de 3.000 euro dien je het geld aan de grens te laten registreren om het later legitiem te kunnen uitgeven(!) Zonder invoerregistratie kunnen er dus geen hoge geldbedragen worden aangeboden!  Illegaal geldverkeer wordt altijd beboet met plm. 30% inkomstenbelasting of een algehele confiscatie.
 
Pinnen van vreemde valuta in Minsk in hotels en bij grotere banken
Als je dollars of euro’s pint kost dat je € 3,- aan transactiekosten. Je moet met de mogelijkheid rekening houden dat er op gezette tijden geen vreemde valuta in de kluis aanwezig is. Bij transacties > 10.000 euro moet je je legitimeren. Het doen van financiële transacties in Wit-Rusland door de SRK-werkgroepen blijft uitsluitend voorbehouden aan het  SRK-bestuur.
 

GRENSBEPALINGEN

Wit-Rusland is een visumland. Elders op onze website kun je lezen hoe je aan de juiste papieren kunt komen om de grens te passeren. Het is verder van belang dat je je houdt aan de wetten die hier gelden.
Bijvoorbeeld wat en hoeveel mag je wel of niet meenemen. Enkele onderwerpen die veel aandacht krijgen zijn: geldtransporten, drugs, munitie, wapens, medicijnen, dierlijke producten, zaden en humanitaire goederen. (Op de website www.witrusland.com zijn alle actuele voorwaarden betreffende de grenspassage te downloaden, zie customs) zie verder www.minbuza.nl/nl/reizenlanden/reisadviezen/Belarus en www.wijsopreis.nl.
 

GROEPEN KINDEREN UIT WIT-RUSLAND, DE KOSTEN VAN DE UITNODIGING

Omdat de kosten die gemaakt moeten worden om een groep kinderen naar Nederland te krijgen, van veel factoren afhankelijk zijn zoals de opvang van de groep, kosten van vervoer naar Minsk of Brest, afstanden in Belarus, wel of niet rijden met een lege bus, enz., heeft ons doen besluiten om eenheidsprijzen te hanteren voor de gehele organisatie inclusief alle hiervoor genoemde kosten.
 
De “all-in” prijs houdt in:

  • Aan de Wit-Russische zijde vindt de selectie plaats. De papierwinkel wordt door ons zo georganiseerd dat de grenzen kunnen worden gepasseerd. Om dit te realiseren werken wij samen met onze zusterorganisatie Help People in Minsk.

 
Welke kosten moet Help People maken in Minsk?

  • Alle buskosten, licenties, verzekeringen, vergunningen, onderhoud, doorreispapieren en transitkosten.
  • De verzekering voor het verblijf buiten Wit-Rusland van onze gasten en de overige verzekeringen van de Stichting. De verzorging voor de Nederlandse begeleiders tijdens de reis zowel heen als terug.
  • De reisverzekering (indien nodig) van de Nederlandse begeleider(s).
  • Kosten van aanvragen, visa, administratiekosten en andere kosten. Ook al werkt de SRK met veel vrijwilligers, vaste lasten van telefoon, gas, elektriciteit en bureau drukken op de kosten van de begroting. Vergeleken met andere organisaties die actief zijn in Wit-Rusland, kan de SRK door een strakke planning en het grote aantal kinderen dat gebruik maakt van de bus, tegen zeer lage kosten werken.

 
De prijzen zijn resp. € 7.500,- standaard all-in, parallel naast de planning voor een groep kinderen zijn dan de kosten € 9.000,- voor meerdere groepen achtereen, naast de planning € 12.000,- per groep van dertig kinderen met twee leerkrachten.
 
INDEX H
 
HELP PEOPLE IN MINSK (HP)
 
Onze partnerorganisatie in Wit-Rusland  Help People (Minsk) is een NGO (Non Gouvernementele Organisatie). Zij is opgericht door de SRK. Help People (HP) is een charitatieve organisatie zonder winstoogmerk.
 
Door de Wit-Russische Staat is aan deze humanitaire organisatie licenties verleend om kinderen te mogen selecteren en uit te zenden. Zij staat onder de directe controle van het Ministerie van Onderwijs. Verder bezit zij een licentie voor het ontvangen en distribueren van goederen. Deze activiteiten staan onder controle van het Departement van Humanitaire Zaken van de President.
 
Ook bezit HP het kenmerk “niet politiek actief”. De meeste medewerkers van HP zijn betaalde krachten.
Om de medewerkers een “veilige” toekomst te kunnen blijven bieden en om de zaken zorgvuldig te regelen heeft de SRK besloten om alle zaken die door de Wit Russische regering als commercieel worden gezien onder te brengen bij een firma die de naam HTT draagt: Holland Travel Trading. Binnen deze organisatie worden zaken geregeld zoals de BUSadministratie, vergunningen, huur, loonadministratie, pensioenen en verder alle officiële zakelijke aangelegenheden. De medewerkers van HP staan op de loonlijst bij HTT. Beide organisaties staan onder financiële controle van Rusland Kinderhulp in Nederland en haar accountants.
 

HELP PEOPLE MINSK, COMMUNICATIE

Er is geen rechtstreekse communicatie mogelijk tussen Help People en de diverse werkgroepen, donateurs en privé  personen. Dit betekent dat ook privé verzoeken alleen centraal (eens per week) worden verwerkt vanuit het SRK-secretariaat. De medewerkers van  Help People hebben strikte instructies om niet in te gaan op verzoeken van welke aard dan ook vanuit Nederland. Om de overzichtelijkheid en de aansturing helder te houden is het onmogelijk om in te gaan op verzoeken vanuit een organisatie met meer dan 2000 gastouders en meer dan veertig clubs die allen bij tijd en wijle wel “iets” willen.
 
De SRK verzorgt landelijk per jaar met ongeveer honderd vrijwilligers vijfentwintig vrachten (bijna 2000 m3) en nodigt jaarlijks ca. duizend personen uit.
 
Het uitvoeren van deze dienstverlening gebeurt door Help People met plm. vijf personen. HP wordt centraal door de landelijke SRK aangestuurd.
 

HUMANITAIRE HULPGOEDEREN

De humanitaire transporten worden centraal geregeld door het SRK-bestuur. Aanmeldingen gescheiden centraal, een bestuurslid is aanspreekpunt. De SRK-organisatie verzorgde de afgelopen jaren meer dan honderd transporten naar diverse plaatsen in Wit-Rusland. De inklaring vindt meestal in Minsk plaats. Vanuit Minsk gaan de goederen naar de plaats van bestemming.
 
De grote diversiteit aan goederen stelt hoge eisen aan de organisatie en het is daarom noodzakelijk om ruim van tevoren te overleggen. Op die manier kan er efficiënt met de beschikbare ruimte en opslag omgegaan worden.
 

EEN OVERZICHT VAN DE KOSTEN VAN HUMANITAIRE TRANSPORTEN

De humanitaire transporten worden centraal geregeld door het SRK-bestuur. Aanmeldingen gescheiden centraal, een bestuurslid is aanspreekpunt. De SRK-organisatie verzorgde de afgelopen jaren meer dan honderd transporten naar diverse plaatsen in Wit-Rusland. De inklaring vindt meestal in Minsk plaats. Vanuit Minsk gaan de goederen naar de plaats van bestemming.
 
De grote diversiteit aan goederen stelt hoge eisen aan de organisatie en het is daarom noodzakelijk om ruim van tevoren te overleggen. Op die manier kan er efficiënt met de beschikbare ruimte en opslag omgegaan worden.
 
Geadresseerde kledingpakketten kunnen ALLEEN samen met de geadresseerde voedselpakketten verzonden worden. Werkgroepen en/of personen kunnen hun goederen vrijblijvend aanmelden, bij voorkeur in overleg met jouw plaatselijke contactpersoon. Tenzij er een complete truck met goederen verstuurd wordt zullen de goederen in principe bij de opslag in Hollandscheveld afgeleverd moeten worden en voorzien zijn van een compleet ingevulde lijst. Deze lijst in excel met ref.: “douane” kun je verkrijgen via de coördinator.
 
Het goed invullen van deze lijsten is van cruciaal belang omdat de douaneautoriteiten steeds kritischer worden ten aanzien van humanitaire transporten. Wanneer goederen in Nederland moeten worden gehaald (en wij hebben daar de capaciteit voor) dan moeten wij minimaal € 0,50 per km rekenen.
Het transport van een volledige trucklading van 80m3 van Nederland naar Wit-Rusland (Minsk) kost ons sinds 1 september 2006 een bedrag van minimaal € 3.500 (incl. alle geregel in Nederland en Wit-Rusland).
Zeker twee maanden van tevoren dienen de goederen op lijsten te worden aangeboden in Hollandscheveld. De SRK regelt de exportvergunningen. Zij zorgt ook voor de aanmelding van de goederen bij het Ministerie van Humanitaire zaken en de douane in Wit-Rusland, het vertrek uit Nederland, enz.
 
De SRK verzekert de lading niet en is hiervoor niet aansprakelijk te stellen. Indien de Wit-Russische Staat de goederen confisqueert, bestaat er geen verhaalsrecht op de SRK, de vervoerder of Help People.
Vergeet niet dat vaak ook het afhalen en de opslag in Belarus geld kost.
Die kosten zijn afhankelijk van veel factoren zoals de afstand en het soort vervoer.
Indien een werkgroep of een opdrachtgever verboden goederen aanbiedt worden de douanekosten voor opslag en juridische kosten (binnen- en buitenland) verhaald op opdrachtgever. De SRK is hiervoor nimmer aansprakelijk.
 
Voor je gelezen in het Nederlandse transport blad: “Rusland wil einde aan Wit-Russische confiscaties. Het verbond van Russische internationale vervoerders, de ASMAP, wil Wit-Rusland uit het TIR zetten als de douane van dit land niet ophoudt met de confiscatie van dure, voor Rusland bestemde transitogoederen. Vorig jaar zouden hierdoor voor een waarde van 80 miljoen dollar aan ‘Russische’ goederen verloren zijn gegaan, zegt ASMAP. De Wit-Russische douane zou vaak op pietluttige gronden tot confiscatie overgaan.”
 
HET ZELF MEENEMEN VAN GOEDEREN                                                                                               
Ja, alles kan, maar ….
 
Vergeet niet dat je grensoverschrijdend bezig bent en dat je aan alle export- en importvoorwaarden moet voldoen. Humanitaire goederen zijn alleen als zodanig herkenbaar indien alle procedures worden opgevolgd. Sommige procedures kosten maanden voorbereiding. Dit geldt vooral voor geneesmiddelen, zaden en voedsel. Hiervoor zijn veel certificaten nodig.
 
Wij moeten aan veel administratieve voorwaarden voldoen. Onder de naam van de SRK is dat alleen mogelijk indien de verzending van goederen via de landelijke coördinator wordt geregeld. Het is de werkgroepen en de werkgroepsleden  niet toegestaan om onder de naam van de SRK grensoverschrijdende projecten zonder haar toestemming te organiseren.
 

WAT ZIJN HUMANITAIRE GOEDEREN?

Er wordt ons veel goede apparatuur en goederen aangeboden, maar om iets weg te geven moet het wel aan minimale kwaliteitseisen voldoen. Is dat niet het geval dan spreken we van rommel (..)
 
Het klinkt hard, maar we schamen ons soms voor de slechte kwaliteit van aangeboden goederen. Afgetrapte schoenen, kleren met gaten, maar ook computers waar niets meer in zit. Het kost ons niet alleen de stortkosten maar ook werktijd van de vrijwilligers.
 
Hieronder staan enkele minimale richtlijnen voor de computerkasten.
Deze gegevens zijn gebaseerd op het besturingssysteem WindowsXP
Processor: Pentium 2 350 Hz
Geheugen:  256 MB
Harde schijf ruimte: v.a. 3 GB
 

OPROEP: HULPGOEDEREN VOOR INTERNATEN

Heb je iets aan te bieden of heb je een goede tip? Laat het ons weten!
Krijtjes, schriften, potloden, linialen, spullen voor handenarbeid, sportmaterialen, spelmaterialen, puzzels, A4 wit papier, paperclips, behang, muur- en vloerverf, typemachines, computers, printers, cursussen Engelse taal, dweilen en emmers, tandpasta, voetballen, spijkers en schroeven, gereedschappen, schoonmaakmiddelen, kinderkleding, kinderschoenen, kinderondergoed, pyjama’s, kleurpotloden, cassetterecorders, naaigarens, naaimachines (trapmodel) en financiële middelen voor b.v.aankoop van medicijnen.
Indien je de mogelijkheden heeft om structureel te helpen, meldt het aan het SRK-secretariaat.
 
Verder vraagt de SRK jouw financiële ondersteuning voor:
…de aanschaf van computers ten behoeve van onderwijsprojecten in Belarus;
…de uitvoering van een financieel kinder- en familie-adoptie programma;
…het transport van hulpgoederen naar Wit Rusland;
…de uitvoering/begeleiding van de verschillende agriprojecten. 
 
INZAMELINGSPUNT VOOR HULPGOEDEREN
De coördinator is Henk Kerssies, p.a. Zuideropgaande  155 7913 TL Hollandscheveld. 
Zet alstublieft je naam op de geleverde dozen met kleding en vermeldt voor welke leeftijd de kleding bestemd is! Wil je s.v.p. vooraf overleggen wanneer je langskomt. De opslagcapaciteit is beperkt.  En we zijn niet altijd thuis !
Contact via info@ruslandkinderhulp.nl  
Aanmelding van humanitaire goederen graag vroegtijdig per e-mail.  
                                                      
INDEX I
 
INDEX J
 
INDEX K
 
KINDERJOURNAAL                                                                                                               
Het Kinderjournaal is een jaarlijkse uitgave van Rusland Kinderhulp. Alle donateurs en belangstellenden die zich in ons adressysteem zitten, ontvangen een exemplaar. Het boekje komt uit in januari en wordt deels verspreid via de werkgroepen en deels per post. Wanneer je op 1 februari nog geen nieuw exemplaar hebt ontvangen kun je deze alsnog aanvragen bij het SRK-secretariaat.   
 
KLEDINGPAKETTEN ZIE: VOEDSELPAKKETTEN
 
KOERS VAN DE WIT-RUSSISCHE ROEBEL                                                                                             
Koers van de Roebel: zie  www.witrusland.com
 
INDEX L
 
INDEX O
 

OPERATIE VAN KINDEREN

We krijgen jaarlijks een tiental verzoeken van asielzoekers tot aan vrienden van vrienden en kinderen van …  We honoreren (bekijken) alleen aanvragen die via onze HP-organisatie bij ons terecht komen. We kunnen dan goed uitzoeken wie, wat, waar, waarom, hoeveel etc. etc.
We werken uitsluitend volgens onze eigen organisatie en statuten bij de afhandeling van deze aanvragen.
 
Asielzoekers zijn meestal mensen die gevlucht zijn naar Nederland vanwege hun politieke overtuiging of religie. Helaas bevinden er zich ook gelukzoekers onder hen die om economische reden hier zijn gekomen. Volgens de letter van de wet krijgen ze hier geen asiel en moeten ze terug! In principe wordt deze categorie asielzoekers door de SRK niet ondersteund. N.B. Denk aan de mogelijke gevolgen voor hen en jouw verantwoordelijkheid in dit soort zaken als je toch mocht besluiten om hulp te bieden.
 
Voorbeeld: Een kind uit Wit-Rusland had voor een operatie € 50.000,- nodig. De SRK kreeg een verzoek een financiële bijdrage te leveren om de operatie mogelijk te maken. Het SRK-bestuur heeft (helaas) een negatief advies gegeven. Het bleek dat een verdere behandeling tot aan (?) leeftijd een maandlast vergde van plm. € 500,-. Deze garantie konden wij niet geven. Een waarschuwing is hier op zijn plaats. Je dient zich goed te realiseren wat de gevolgen zijn als je in dit soort gevallen hulp biedt. Hulp is immers gebonden aan jouw (financiële) draagkracht.
 

Zelf uitnodigen van kinderen

Omdat er veel van dit soort vragen komen via de gastouders of nevenorganisaties luidt ons advies:
“Een ieder staat het vrij om een kind uit te nodigen. Dat recht heeft iedere Nederlander. Daar heb je de SRK niet voor nodig. We hebben echter meer dan vijftien jaar ervaring en elk jaar verloopt weer anders. We hebben door de jaren heen een behoorlijke expertise opgebouwd. Doe alles met héél veel overleg en samen met een organisatie in Wit-Rusland die juridisch verantwoordelijk is. Als je precies weet met welke organisatie je in zee gaat dan ben je al een hele stap verder.  Heb je alle juridische gegevens bekeken en laten controleren? Ook van de Wit-Russische familie, de schooldirecteur en de gezinssituatie? Staat het zwart op wit? (…) Een HEEL goede voorbereiding is van levensbelang!
 
Ga in ieder geval niet te snel toezeggingen aan het kind en de begeleiders doen! Eerst zorgvuldig alle ins en outs op papier zetten.
 
Begin maar met een draaiboek voor je zelf te maken. Je moet dan vooral letten op de kosten en jouw aansprakelijkheid voor het geval er iets misgaat. Is de uitnodigende partij voor 100% aansprakelijk? Denk hierbij ook even aan de allesomvattende controle van de Wit-Russische overheid. Misschien herinner je je in dit verband nog de ophef die in Wit-Rusland ontstond  naar aanleiding van de kidnapping van een Wit-Russisch kind in Italië.”
 
Wanneer je een kind uitnodigt ben je niet persé verplicht om donateur te worden van de SRK. Maar besef je wel dat wij ons werk alleen kunnen doen wanneer wij ook onze overheadkosten kunnen dekken. Vandaar onze dringend verzoek om donateur te worden.
Je kan (alleen) donateur worden door gebruik te maken van het opgavenformulier via onze website en het jaarboekje.
 
Ondersteuning bij medicijngebruik                                                                                    
 Hierbij kun je vooral denken aan de CIT- kinderen, die hun gehele leven medicijnen moeten gebruiken.  Er zijn een (beperkt) aantal mogelijkheden om hulp te bieden om medicijnen te kunnen bekostigen. Wij willen je hierover graag informeren.
 

HET ONDERWIJS IN WIT-RUSLAND

Op de scholen bestaat veel behoefte aan computers, schriften, tekenbenodigdheden, papier, linialen, schoolborden, krijt,enz. Doorgaans voorziet de overheid alleen in salarissen en investeert weinig of niet in leermiddelen.
 
De vrijwillige bijdrage van de ouders bedraagt 3-5 dollar per jaar bestemd voor de noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden aan de school. Weeskinderen ontvangen gratis onderwijs. Bovendien krijgen ze na hun 17e jaar $ 50 dollar per maand. Voor kinderen  met ouders gelden andere regels. Als je als kind universitair onderwijs volgt en je haalt voldoende studiepunten dan betaalt de overheid je studie. Bij onvoldoende resultaten moeten de ouders betalen. De kosten voor deze opleidingen zijn ca.$1200 per jaar.
 

OPSTAPPLAATS IN MINSK OF BREST

Vertrekplaats-Opstapplaats-Vertrektijden
Het “meeting-point”  DRORSNAYASTREET- is naast het centraal station in Minsk. Je kunt hier betaald parkeren en er is een bushalte vlak in de buurt. In het “meeting-point” kun je wachten.
De Help People betaalt hiervoor de huur. Op laatkomers wordt niet gewacht.
 
Er is een parkeerterrein bij Brest-Centraal. Het centraal station is gesitueerd tussen de twee perrons “Warschau side” en “Moskou side”. Vertrektijd vanuit Minsk: 08.00 uur en Brest: 12.00 uur. Verwachte aankomsttijd (Wit-Russische tijd): Brest 07.00 uur (Ned. tijd 06.00 uur) Minsk: 13.00 (Ned.tijd 12.00 uur). Tijden zijn alleen ter indicatie !
 

OUDERSCHAPSVERLOF

Een vrouw met baby in Belarus krijgt drie jaar ouderschapsverlof en een toelage van $ 50 per maand.
 
INDEX P
 

PASPOORT

In Wit-Rusland ontvangen de meeste kinderen een gratis paspoort. Een paspoort blijft jaren geldig. In Wit-Rusland moet men een uitreisstempel kopen op het gemeentehuis. Kosten € 40. Geldigheidsduur: vijf jaar.
 
PROJECTBEGELEIDING                                                                                                       
Door het groeiend aantal initiatieven en projecten wordt ons netwerk in Wit-Rusland steeds groter. Om de projecten onder de vlag van de SRK/Help People te kunnen uitvoeren is instemming van de landelijke overheid  nodig. Het SRK-bestuur hanteert hierbij (indien mogelijk) een uniforme aanpak. We denken aan kostenvergoedingen, spreiding van verantwoordelijkheid en ondersteuning. Voordat een project van start gaat moeten eerst de nodige afspraken worden gemaakt. Dit geldt zeker voor de betrokken werkgroepen.  

Om de kosten zoveel mogelijk te beperken adviseren wij de projectbegeleiders gebruik te maken van de SRK bus. De trein is daarna het meest aangewezen vervoermiddel. Het gebruik van een eigen vervoersmiddelen om naar en in Wit-Rusland te reizen wordt afgeraden vanwege de vele juridisch haken en ogen. De kosten van een vliegtuigticket kan soms noodzakelijk zijn, maar legt veel druk op de begroting.
 

PROJECTEN EN DE KOSTEN 

Om alle werkzaamheden en servicediensten uit te kunnen (blijven) voeren worden er veel kosten gemaakt. Hiervoor heeft de SRK een structuur ontworpen waardoor de projecten, werkzaamheden en diensten betaald en gecontroleerd kunnen worden. Voor deze extra diensten geldt dat er extra donaties worden gevraagd. Wij stellen voor om 10% van het  bedrag tot € 2.499 en 5% van het bedrag hoger dan € 5.000 te doneren aan de landelijke SRK. Dit geld wordt gebruikt om administratie en het personeel van de organisatie van Help People te financieren. De Help People organisatie werken al meer dan 10 jaren voor SRK en hebben ongeveer 10 personen in dienst. 

INDEX Q

INDEX R

INDEX S

STRALINGSRISICO 
Er zijn een aantal gebieden die in de directe gevarenzone liggen. Deze zijn afgesloten. De SRK-medewerkers gaan er vanuit dat buiten die zones sprake is van een heel beperkt of te verwaarlozen gezondheidsrisico. Maar men verkeert wel in een min of meer radioactief besmet gebied. Het is natuurlijk verstandig om zo weinig mogelijk risico te lopen. Maak bijvoorbeeld geen trips naar de omgeving van Tsjernobyl of andere spergebieden. Beperk zoveel mogelijk het eten van groente uit eigen tuinen of was in ieder geval de groente het fruit zorgvuldig.

INDEX T

INDEX U

UITNODIGEN VAN KINDEREN UIT ANDERE VOORMALIGE USSR-LANDEN
Is het mogelijk om kinderen uit andere voormalige USSR landen te laten komen? Nee. De SRK heeft hiervoor (nog) geen mogelijkheden. Voor het bemiddelen inzake uitnodigingen hebben wij een keuze moeten maken. Wij zijn een humanitaire organisatie die zich uitsluitend richt op de kinderen uit Wit-Rusland en hun families. Daarvoor is het van belang dat zij naar Nederland kunnen komen. Om de banden tussen de Nederlandse gastouders en de familie in Wit-Rusland te versterken kunnen in een aantal gevallen ook volwassenen binnen ons programma uitgenodigd worden om hier een bezoek te brengen. 
Daarnaast nodigen wij (ook binnen ons eigen programma) mensen uit die voor onze organisatie in Nederland en in Wit-Rusland actief zijn. Hier ligt onze grens. Je kunt niet bij de SRK terecht voor het uitnodigen van volwassenen  (ouder dan 17 jaar) buiten ons vaste programma. (Voor personen boven de 17 jaar rekent de Duitse ambassade voor een Schengen-visum € 65,00. Dit bedrag komt ten laste van het gastgezin). Wanneer je onder eigen verantwoordelijkheid volwassenen wenst uit te nodigen dan vind je onder “UITNODIGEN VOLWASSENEN” meer informatie.

INDEX V

VERZEKEREN (EXCURSIE, VAKANTIE OF WERKEN)
Als er losse groepen bezoekers naar Wit-Rusland gaan, sluit je hiervoor altijd een losse reisverzekering. Gaat het om excursiereizen dan wel om reizen van bezoekende aard dan spreken we over reizen van recreatieve c.q. commerciële, administratieve of toezichthoudende aard. Mochten er echter ook reizen zijn waarbij we niet meer kunnen spreken van een reis van recreatieve aard of van een reis van commerciële, administratieve of toezichthoudende aard verzoeken wij je dit separaat te melden zodat wij dit kunnen bespreken/doorgeven aan de maatschappij. 

Hierbij zou bijvoorbeeld gedacht kunnen worden als het om een groep gaat die een schooltje gaat bouwen o.i.d. ( daar gaat het echt om handenarbeid). Je kunt kosteloos advies krijgen bij:  www.mulderij.nl.

VAKANTIEKINDEREN
De SRK verzorgt jaarlijks de  gehele organisatie van de vakanties in Nederland voor bijna 1000 kinderen uit Wit-Rusland. Er is een strakke planning opgezet en de SRK hanteert vaste procedures onder strikte voorwaarden.

Kosten 
Voor minderjarige personen (0-17 jaar) 
Reiskosten: € 200 per persoon/per kind/zitplaats. Dit bedrag is inclusief uitnodiging, opstellen visumaanvraag, procedures, correspondentie, invullen van applicatieformulieren, verzekering van een maand, brengen en halen van  visa bij de ambassade in Wit-Rusland.

Verzekeringen                                                                                                                             
Eigen risico: (gast)kinderen vallen doorgaans onder de normale WA dekking van de gastouder(s). 
Eigen risico voor de tandarts: € 50 is voor de gastouder(s). Declaraties worden alleen schriftelijk in ontvangst genomen als deze vooraf zijn gemeld bij het SRK-secretariaat. De door jou betaalde originele factuur zend je mee met de declaratie. 

Aanvaarding van gastgezinnen
Om in aanmerking te kunnen komen voor opvang van vakantiekinderen hanteert de SRK een procedure die de veiligheid van de kinderen in de gastgezinnen maximaal waarborgt. Wij sluiten aan bij de voorstellen van een groep deskundigen die een certificeringsregeling voor de opvang van vakantiekinderen heeft voorbereid. Dit houdt het volgende in. Van alle inwonende personen van 18 jaar en ouder in een gastgezin moet een zgn. (VOG) Verklaring Omtrent het Gedrag worden overlegd. Deze verklaring mag niet ouder zijn dan drie jaar en moet speciaal voor dit doel zijn aangevraagd. Tevens moet ieder gezin een referentieverklaring hebben aangeleverd, voordat er kinderen worden geplaatst. Er vindt een intakegesprek plaats met de plaatselijke CVK (of een gedelegeerd vertegenwoordiger).  In de praktijk komt het hierop neer dat de kinderen op uitnodiging van de gastouders terugkomen naar Nederland voor een vakantieperiode. Screening van gastoudergezinnen heeft dus in een eerdere fase plaatsgevonden. Wanneer je niet eerder vakantiekinderen via de SRK hebt gehad dan is de intakeprocedure dezelfde als die voor  de opvang van groepen. Je ondertekent als gastouder(s) een overeenkomst met de SRK waarin de onderlinge verhoudingen en bevoegdheden zijn vastgelegd.

Een aantal praktische wetenswaardigheden
Het komt soms voor dat de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) niet voor de sluitingsdatum kan worden ingeleverd  bij het SRK-secretariaat. In zo’n geval handel je als volgt: Je  stelt zich in verbinding met de CVK (Contactpersoon Vakantie kinderen) . Hij of zij informeert je verder en maakt een afspraak voor een huisbezoek.  Let op.Indien de plaatselijke CVK deel uit maakt van een werkgroep verzorgt hij/zij heel vaak de GEZAMENLIJKE aanvraag en dient deze in bij de Gemeente. De CVK is in bezit van een machtigingbrief. 

Meerderjarigen kunnen, voor zover die passen binnen de doelstellingen van ons programma (zie onder uitnodigingen), uitgenodigd worden en met de vakantiebussen meereizen. 
De formulieren die je kunt gebruiken om vakantiekinderen uit te nodigen staan in het informatieboekje van de SRK en op de website. 

Bagage 
Er mag per kind/passagier één big bag (te koop bij SRK) en een normale tas mee in de bagageruimte van de bus. Een kleine rugzak met eten, drinken e.d. mag mee de bus in.   

Maar één tas mee en het A-sociale beleid
“SRK is niet sociaal” het is menigmaal voorgekomen dat een gastouder de vrijwillers van SRK beticht van a-sociaal beleid ! ieder jaar ontvangen de dames dergelijke aantijging (..) SRK heeft zo’n 20 jaren ervaring. Het meeste is bijzonder positief vandaar dat we dit werk nog steeds doen. Ook in Nederland zijn er (donateurs) en vrienden van SRK die het niet zo nauw nemen met de bagage vooral met de vakantie en kerstkinderen. 
We hebben alles meegemaakt, van smokkel (test medicijnen, planten, etc), overdreven hulp die niet op de plaats aankomt, een extra schoenendoosje (werd 50x 80 x 100cm), tassen die niet door een kind kunnen worden getild (kind moet soms nog meer dan 200 reizen ), iemand geeft drie tassen en een ander kind ontvangt GEEN tas. SRK probeert eerlijk en correct haar taken uit te voeren, help je ons dan mee! Om jaloezie te voorkomen in Nederland en Belarus hebben we voor duidelijke regels gekozen. Dan maar af en toe a-sociaal genoemd te worden.

Vakantiekinderen eten en drinken
Tijdens de reis van de vakantiekinderen wordt door de SRK niet voor eten en drinken gezorgd. De reis duurt indien het reisdoel Minsk is, ongeveer 24 uur. De kinderen moeten daarna nog vaak meerdere uren tot een dag reizen naar hun huisadres. 

Er gaan weer kinderen mee terug met de bussen van de SRK en in een groep waarin zijn vooraf zijn ingedeeld. De terugreis met andere busondernemingen, per trein of per vliegtuig wordt in de overeenkomst die de gastouders sluiten met de SRK, uitgesloten. 

Minderjarige kinderen
Omdat de kinderen minderjarig zijn draagt Help People in Minsk en de SRK de verantwoordelijkheid voor het totale programma inclusief het vervoer. Help People en de SRK staan onder toezicht van het Ministerie van Onderwijs in Wit-Rusland.  HP heeft voor het selecteren van de kinderen en het organiseren van de programma’s een licentie van de Wit-Russische regering nodig. In het belang van de gastkinderen die onder haar hoede staat, wil de SRK geen enkele risico lopen.. Het komt vaak voor dat gastouders ook broertjes of zusjes uitnodigen van kinderen die eerder bij hen te gast zijn geweest. De SRK vindt dit een goede zaak want het versterkt de relaties tussen de gezinnen. Je kunt niet alvast reserveren voor een aantal opeenvolgende jaren. Na 1 januari beginnen wij met de voorbereidingen van de groepen vakantiekinderen. Vanaf die datum kun je een aanmeldingsformulier toesturen en die worden op volgorde  van binnenkomst afgehandeld. 

Rond Kerst worden meerdere bussen ingezet voor vakantie(kerst)kinderen. Ook hiervoor kun je een opgave indienen. De uitwerking van de reisorganisatie/planning vindt echter na de maand  augustus plaats. 

Voor de excursiereizen bestaan aparte programma’s. Hiervoor is een draaiboek beschikbaar.

Wie mag er in de bus?
Omdat wij met de Wit-Russische, Poolse, Duitse en Nederlandse autoriteiten afspraken hebben moeten maken over de  manier waarop wij onze bussen gebruiken, is het niet toegestaan om de “lege bussen” te gebruiken voor volwassenen die in het voor- en naseizoen zo nu en dan een reis willen maken. De bussen worden uitsluitend gebruikt voor humanitaire doelen, familie bezoek ex.gastkind en/of familie en gastouders, SRK begeleiders en donateurs van de SRK.
Het opgave formulier en voorwaarden kun je elders op deze website vinden.

Uitleg procedure Vakantie kinderen en Kerstkinderen
Je nodigt jouw kind uit. De SRK maakt buslijsten in het Nederlands en Russisch. Ze worden (in excel) in de financiële administratie ingevoerd. Het een en ander wordt gecontroleerd door de medewerksters van het SRK-secretariaat. Hierna gaan de papieren naar Wit-Rusland, digitaal en officieel als gestempelde documenten voor de  Duitse ambassade. Zij verzorgt de Schengen visum aanvragen van de SRK.

  • Help People (HP) bericht de genodigde gasten. De uitnodiging met instructies worden verzonden per telegram. 
  • Ouders (juridisch voogd, soms een schooldirecteur) moet voor een bepaalde datum contact opgenomen hebben met HP. Bij geen antwoord volgt een tweede en derde telegram. Als er geen enkele reactie komt wordt de SRK ingelicht. 
  • Daarna moeten de ouders het paspoort voorzien van een uitreisstempel verkrijgbaar bij hun lokale gemeente. Kosten € 40. De aanvraag kan een of twee weken duren. Dit stempel heeft een geldigheidsduur van vijf jaar.  Zonder dit uitreisstempel kan het paspoort niet in behandeling worden genomen. 
  • Autorisatie van een lokale arts (medische verklaring), 
  • Het regionale Ministerie van Onderwijs moet toestemming geven. Wachttijd een tot twee weken. 
  • Schooldirecteur moet zijn toestemming geven.  
  • Al deze bescheiden moeten aangeleverd worden met een notariële verklaring van beide ouders dat het kind tijdelijk onder verantwoordelijkheid van HP naar het buitenland mag reizen. (Als de kinderen niet tijdig terugkomen heeft Help People een groot probleem).                                                                                                            
  • Als deze bescheiden binnen zijn wordt er een applicatieformulier ingevuld voor de Duitse ambassade voor een Schengen-visum. Vier pagina’s met vragen. De formulieren worden ingevuld door de medewerksters van Help People.(1600 pagina’s invulwerk voor de vakantiekinderen) 
  • Alle aanvragen van minderjarigen moeten digitaal worden aangeboden aan het Ministerie van Onderwijs die ALLE namen registreert. 
    • De lijsten met de namen van alle groepen moeten schriftelijk worden aangeboden aan het Departement van  de President dat toeziet of begeleiders en artsen voldoende gekwalificeerd zijn. 

In bovenstaande procedure worden veel fouten gemaakt door onze genodigden. Veel ouders begrijpen er vaak geen snars van. Hierdoor ontstaat veel vertraging. Vaak zijn de papieren op het laatste moment niet in orde. Ondanks de enorme druk die wij blijven leggen op onze medewerksters van Help People, valt er slechts 10% af van de genodigden af. Dit verklaart waarom de SRK vooraf geen bevestiging kan geven of een kind wel of niet komt. Je spreekt per persoon over ca. 10 documenten x 400 personen. Dit zijn meer dan 4000 documenten die goed ingevuld en nauwkeurig gecontroleerd moeten worden aangeboden. Wij hopen dat je begrijpt dat de SRK alleen melding maakt  dat kinderen of andere genodigden niet komen als wij vroegtijdig te horen krijgen dat bijvoorbeeld in  Wit-Rusland documenten niet op tijd zijn ingeleverd.In ongeveer 10% van de gevallen nemen we dus vooraf contact op  om te overleggen of te melden dat genodigden niet komen. GEEN BERICHT – BETEKENT DUS BIJNA ALTIJD – GOED BERICHT.

Je komt op onze formulieren soms het begrip “Kind nr” tegen. Dat is een code die wij toewijzen aan een kind of een familie. Hierdoor kunnen wij de gegevens koppelen en snel terugvinden. De nummers zijn dus alleen voor eigen gebruik. 

Soms worden kinderen uitgenodigd en alle voorbereidingen zijn getroffen, maar de kinderen komen niet. Wanneer wij op tijd weten dat een bezoek aan Nederland niet door kan gaan informeren wij de gastouders. Soms gaat er op het allerlaatste moment iets mis. Formaliteiten in Belarus die niet afgehandeld zijn, ziekte of kinderen zijn niet op de opstappunten gebracht, kan een reden zijn. Zodra de bussen uit Belarus vertrekken proberen wij het SRK-secretariaat te informeren welke kinderen ontbreken. Zo nu en dan lukt het echter niet om de gastouders tijdig te informeren dat “hun” kind ontbreekt, Zeker als ze op de bus staan te wachten. Altijd pijnlijk en teleurstellend. Wij proberen deze situaties uiteraard  zoveel mogelijk te voorkomen.   Wanneer uitgenodigde kinderen om welke reden dan ook niet kunnen komen wordt het betaalde bedrag teruggestort op de rekening van de gastouders

De verantwoordelijkheid voor de kinderen 
Gastouders van de SRK ondertekenen een overeenkomst met het SRK-bestuur waarin duidelijk wordt gesteld dat het kind gedurende zijn of haar verblijf buiten Wit-Rusland onder de verantwoordelijkheid van de SRK valt. De SRK krijgt daarmee de bevoegdheid om het kind, in geval van nood, weg te halen uit een gastgezin. Zij kan de gastouders verplichten  het   kind tijdig en op de afgesproken plaats over te dragen voor vertrek naar huis.

Deze manier van aanpak sluit aan bij de vastgestelde richtlijnen voor opvang van vakantiekinderen in Nederland die gebruikt worden om valide kinderhulporganisaties te certificeren. Deze maatregel is bedoeld om er zeker van te zijn dat kinderen o.a. in geval van mogelijk misbruik onmiddellijk over te kunnen plaatsen. Bovendien voorkomt deze richtlijn dat kinderen in Nederland achterblijven en buiten de invloed van de uitnodigende organisatie (SRK) in allerlei procedures verzeild raken. Om onze licentie om kinderen op te nemen uit Wit-Rusland niet te verspelen, is het vasthouden aan deze richtlijn van bijzonder groot belang. 

Dat de overeenkomst niet overbodig is, heeft de SRK in het verleden ervaren toen gastouders trachten een kind in Nederland te houden dat onder de verantwoordelijkheid van SRK was uitgenodigd. De uitspraak van de rechtbank in Leeuwarden heeft aangetoond dat de afspraken tussen de SRK en de gastouders -in dit geval- juridisch correct waren. 

Meldprotocol bij vermoeden (seksueel) misbruik: 
Onmiddelijk melden bij de voorzitter van het landelijke SRK-bestuur. Nimmer aan lokale functionarissen, vanwege de juridische tijdelijke voogdij van het betreffende Wit Russische kind. Eventuele melding aan de vertrouwensarts van de stichting kan bij dokter Miellet. Zie hiervoor de contactgegevens. 

——————————————————————————– 
  

VRAGEN ALGEMEEN      
De meeste vragen beantwoordt de SRK via haar landelijke contactpersonen. Om een vrijwilligersorganisatie  te zijn en te blijven,  zijn korte communicatielijnen belangrijk. Alle ervaringen, opgedaan uit het gehele land,  maken  van de SRK een sterke organisatie. De SRK probeert in Wit-Rusland op dezelfde manier haar (logistieke) programma’s uit te voeren. Dit houdt in dat de  regio-vertegenwoordigers per Oblast altijd het secretariaat van Help People in Minsk de nodige informatie verschaffen. Informatie over de verkregen licenties is in dit verband van bijzonder belang. Alle aansturing van de Help People-organisatie gebeurt vanuit het SRK-secretariaat om miscommunicatie te voorkomen. 

Vakantie kinderen / losse groep gastouders
Het komt voor dat andere stichtingen, verenigingen of organisaties gebruik willen maken van de mogelijkheden van de SRK om vakantiekinderen naar Nederland uit te nodigen. De SRK wil hieraan meewerken indien de procedures hetzelfde veiligheidsniveau en de kwaliteit bezitten als die van de SRK. Het een en ander kan geregeld worden door een tijdelijke aanstelling van een CVK (of een gedelegeerd vervanger)  die volgens de procedures en voorwaarden van SRK de selectie van gastgezinnen, de coördinatie en de begeleiding van de gastgezinnen, enz. regelt. Gastgezinnen moeten voldoen aan dezelfde voorwaarden die de SRK ook voor de “eigen” gastgezinnen hanteert. 

Vergoedingen
SRK adviseert om binnen haar organisatie zoveel mogelijk gelijke vergoedingen aan te houden. Dit geldt vooral voor de reiskosten. De SRK gaat uit van een bedrag van € 0,18 per km.

Verzekering
Ziektekosten tijdens een verblijf van een gastkind in Nederland. 

Hoe te declareren?
Indien jouw gast niet gratis geholpen wordt door een arts, dan dien je de factuur in de eerste instantie zelf te voldoen. Daarna kun je een declaratie indienen bij het SRK-secretariaat. De volgende informatie hierbij is noodzakelijk: naam kind, naam en adresgegevens van het gastgezin, de periode van het verblijf in ons land en een duidelijke omschrijving van de gebeurtenis/ziektegeschiedenis. Indien het bedrag op de factuur erg hoog is, dan kun je deze direct bij het SRK-secretariaat indienen met de gevraagde gegevens. Let erop dat je de originele rekening/factuur zendt en de kopieën bewaart. De afhandeling van de verzekering duurt ca. 4 tot 6 weken. Communicatie hierover alleen via de e-mail.

Visum
Voor een bezoek aan Nederland 
Onderdanen van Wit-Rusland hebben voor een bezoek aan de zgn. Schengenlanden, waaronder Nederland, een visum nodig. Een visum kan worden aangevraagd bij de ambassade van één van de EU-lidstaten in Minsk of bij de Nederlandse ambassade  in Warschau. Voor het verstrekken van visums met bestemming Nederland is er een overeenkomst dat de Duitse ambassade de visumaanvragen voor ons afhandelt.

Wij kennen de volgende visums: 
1. Tot aan 30 dagen               
2. 31 t/m 90 dagen                 
3. Meer dan 90 dagen           
4. Yearly visa                        

Momenteel zijn visa gratis voor kinderen van 0 t/m 17 jaar oud. 
De SRK kan alléén uitnodigingen verzorgen die onder punt 1 zijn genoemd. Voor de overige verblijfsdata adviseren wij  je om contact op te nemen met jouw regionale vreemdelingendiensten, afdeling Burgerzaken bij jouw gemeente, politie of de landelijk IND. Let er wel op dat er voor personen ouder dan 17 jaar ook nog plaatselijke uitreisstempels noodzakelijk zijn. (€ 40 p.p. en is vijf jaar geldig). Let eveneens op het feit dat paspoorten soms verlopen zijn. Het bedrag dat nodig is  om een uitreisstempel te betalen hebben jouw gasten in de meeste gevallen niet. Indien je het wenst kan Help People  hen het geld verstrekken namens de SRK. Wij verwachten dan wel dat je even het SRK-secretariaat bericht.

Voor een bezoek aan Wit-Rusland (alleen voor donateurs)
De SRK heeft de mogelijkheid om te bemiddelen bij het verkrijgen van een visum. Een visumaanvraag geregeld door de  SRK  voor een bezoek aan Wit-Rusland, kost € 70. Donateurs van de SRK betalen € 50 plus een bedrag van € 12,50 per  persoon per aanvraag.Een voorbeeld: een donateur van de SRK wil met zijn gezin van vijf personen naar Wit-Rusland. Dan kost dat 1 x 50 plus 5 x 12,50 =  € 112,50. 
De SRK kan ervoor zorgen dat je een uitnodiging krijgt vanuit Wit-Rusland. Deze wordt binnen tien werkdagen aan je toegezonden met een aanvraagformulier. Met een geldige paspoort en een pasfoto kun je jouw aanvraag vervolgens indienen bij de ambassade in Den Haag of bij de Honorair Consul van Wit-Rusland (Thijs Thalenstraat) in Hollandscheveld. Het duurt minimaal vijf werkdagen voordat de visumaanvraag is afgehandeld. 

Er is een spoedprocedure mogelijk maar dan worden de kosten met 100% verhoogd. Wens je niet naar Den Haag te reizen om je paspoort en visum af te halen dan kun je alles bij het Honorair Consulaat  (secretariaat in Hollandscheveld) indienen. De kosten zijn dan € 30 hoger. Je moet zorg dragen voor een passende verzekering. Info > www.mulderij.nl. P.s.: Niet elke reis-, ziektekosten- en WA verzekering geeft voldoende dekking in Wit-Rusland.

Humanitaire visa zijn alleen verkrijgbaar indien het personen betreft die humanitair werk verrichten, maar zelfs in dit geval zijn de visa moeilijk te verkrijgen. Je moet in ieder geval kunnen aantonen dat je al een visum gehad heeft en dat je daar bezig bent met een humanitair project. Indien je een humanitair, lees een goedkoper, visum wenst dan kun je een aanvraag in het Engels indienen voorzien van jouw verzoek, waarin je in de engelse taal jouw nobele werk uiteenzet. 

Deze procedure kost zeker een maand tijd. Ook is er vooraf geen zekerheid te krijgen. Het beleid in Wit-Rusland is (soms) wat ondoorgrondelijk. Ook wordt er tegenwoordig alsnog…een kleine bijdrage gevraagd. De factor tijd is de meest cruciale in deze kwestie. 

Voor een multi-visum of een drie entree-visa geldt dezelfde procedure zoals hierboven is omschreven. Je moet jouw aanvraag in een schema aanbieden inclusief een in het Engels gestelde omschrijving, die vervolgens vertaald moet worden in het Russisch.De aanvraag etc. moet gesteld zijn op het briefpapier van Help People alvorens richting Wit-Rusland te worden verstuurd. 

Voor deze aanvragen geldt dat je alles in tweevoud moet indienen. Een kopie van het visum moet mee worden gestuurd. Je moet tevens kunnen aantonen hoe vaak je Wit-Rusland hebt bezocht en waar je geweest bent.

Een visumaanvraag voor een of twee personen die geen humanitaire ambities hebben, verloopt veel makkelijker. Je moet dan het applicatieformulier van de ambassade invullen en hierop een pasfoto nieten. Je kunt het formulier bij  het SRK-secretariaat indienen. Wij schrijven de uitnodiging en zenden die naar de ambassade in Den Haag. In de meeste gevallen kost een aanvraag ongeveer twee weken tijd. Voordag het visum geplaatst wordt in het paspoort moet de ambassade het geld vooraf hebben geïnd.  

Een groepsvisum is bedoeld voor meer dan tien personen. Je vult dan het applicatieformulier in voorzien van een pasfoto  en een kopie van jouw paspoort waar jouw gegevens in staan. Als er kinderen mee gaan die nog in het paspoort van de ouders staan dien je ook deze pagina te kopiëren. Vervolgens zend je alle papieren naar het SRK-secretariaat.  Je kunt zelf bepalen hoe lang je Wit-Rusland wilt bezoeken. Uiteraard binnen de wettelijke mogelijkheden. De gehele aanvraagprocedure duurt ongeveer twee weken.

Voor alle aanvragen moet je ook het formulier “bezoek aan Wit Rusland” invullen, inclusief een overzichtslijst. Per e-mail kun je dit formulier naar ons toesturen. Je dient het volgende te vermelden: pos, achternaam, naam  zoals in het paspoort staat vermeld,  female/male, paspoortnummer en geldigheidsdatum van het paspoort. Je kunt dit heel handig invullen m.b.v. Excel.

De tarieven die de SRK rekent voor een gewoon visum kost € 65,00 p.p. pus eenmalig € 50,- en € 12,50 p.p. Dus voor twee personen is het totaalbedrag € 205,-. Een groep betaalt € 25,- p.p. plus eenmalig € 50,- en € 12,50 p.p. Dus voor 10 personen is dit € 425,-.  

De visumtarieven die de ambassade van Wit-Rusland rekent, kun je vinden op de site ww.witrusland.com.  SRK zendt vooraf een nota aan de opdrachtgever waarin beide tarieven worden opgevoerd. Je moet geen geld vooraf overboeken. 

Visumverlening in Wit-Rusland
In bijzondere gevallen kan het nodig zijn (als Nederlander) om jouw visum tijdens je verblijf in Belarus te verlengen. Volgens onze informatie moet je je daarvoor melden bij de  “Local District Passport Authority” in de plaats/district waar je bij de vreemdelingendienst in Wit-Rusland bent geregistreerd. Algemene informatie: tel.nr. Wit-Rusland (017) 22 22 661 Minsk.
  
V.O.H.G. zie V.O.G. zie CVK

Voedselpakketten
De SRK zorgt jaarlijks op een gestructureerde wijze voor het verzorgen van voedsel- en kledingpakketten naar kinderen  en gezinnen in Wit-Rusland. De voedselpakketten kunnen het gehele jaar worden verzorgd. Pakketten in Nederland zijn nog wel mogelijk maar zijn in verhouding veel te duur.

Vanuit Nederland: In verband met douanevoorschriften en importregels zijn er strikte voorschriften ten aanzien van de inhoud van de pakketten. Alle pakketten hebben eenzelfde inhoud. De voedselpakketten eenmaal eind van het jaar ingezameld. Vervolgens worden ze per truck naar Wit-Rusland gebracht. In principe moeten de pakketten worden afgehaald bij Help People in Minsk. Soms vinden er gecoördineerde transporten plaats naar de diverse regio’s. Om zo’n transport te bekostigen wordt een deel van de extra 10 euro gebruikt.            

Mogen we de bus volgen met een personenauto of een busje?  
Niet mogelijk.

Kledingpakketten
Inzameling tijdens de “Voedselpakkettenactie” aan het einde van het jaar. In een kledingpakket mag een brief, een cadeautje, een knuffel en één paar schoenen zitten. De CVK’s van de SRK zijn op de hoogte van deze procedure en haar (on)mogelijkheden. 

De werkgroepen van de SRK
De SRK werkt met een centrale organisatie in Hollandscheveld samen met de werkgroepen die zich op verschillende plaatsen  in Nederland bevinden. Een SRK-werkgroep bestaat uit minimaal drie personen: een voorzitter, een penningmeester en een maar bij voorkeur 2 CVK’s (Contactpersoon Vakantie Kinderen). 
De desbetreffende personen onderschrijven de statuten van de SRK en hebben geheimhoudingsplicht t.a.v. hun werk. De CVK kent de procedures en voorwaarden van de SRK om kinderen in gastoudergezinnen op te nemen. Alle communicatie/vragen en wensen met betrekking tot het onderbrengen van kinderen bij gastgezinnen worden zoveel mogelijk via de  CVK geregeld. Het SRK-secretariaat verwijst de vragen zoveel mogelijk door naar de lokale CVK’s. Dat betekent niet alleen een aanzienlijke vermindering van de werkdruk voor het (beperkte) aantal vrijwilligers van het SRK-secretariaat. Deze werkwijze zorgt er ook voor dat de lokale werkgroepen zich positief ontwikkelen en dat kennis wordt gedeeld en gespreid. 
  
Hierboven staat veel informatie. Het aan de weet komen van zoveel informatie is voor ons geen eenvoudige opgave. We blijven afgaan op de vragen en antwoorden van veel vrijwilligers. Indien je fouten of gedateerde informatie leest meld het ons s.p.v.

Rechten kunnen aan bovenstaande informatie niet worden ontleend tenzij het SRK-bestuur anders besluit en het een en ander schriftelijk bevestigt.

(c) Stichting Rusland Kinderhulp